راهنمای کامل برای خرید بهترین صندوق فروشگاهی رستوران 

نادیده گرفتن خرید صندوق فروشگاهی رستوران در مرحله راه‌اندازی، مثل این است که توقع داشته باشید بدنتان بدون سیستم عصبی کار کند!

یک صندوق فروشگاهی رستورانی خوب، با مدیریت منو و به‌روزرسانی آن، کنترل موجودی و امکان ادغام با سیستم‌های تحویل، به شما کمک می‌کند تا مدرن و سریع عمل کنید. همچنین صندوق فروشگاهی، در مسیر شخصی‌سازی تجربه مشتری عصای دستتان می‌شود. 

این راهنمای کاربردی به شما کمک می‌کند تا یک صندوق فروشگاهی کارآمد و مناسب را برای رستوران، کافه یا فست فود انتخاب کنید و با چالش‌های خرید و نگهداری این سیستم آشنا شوید.

صندوق فروشگاهی رستوران چیست؟ 

در حال حاضر صندوق فروشگاهی رستوران یا POS رستوران چیزی فراتر از یک نرم‌افزار صندوق برای مدیریت فروش و صدور فاکتور برای مشتری است و در اصل به عنوان ستون فقرات یک رستوران عمل می‌کند. 

این سیستم معمولاً متشکل از نرم‌افزار و چند سخت‌افزار است و امکان مدیریت یکپارچه تمامی بخش‌های رستوران از فروش (حضوری و آنلاین) و موجودی گرفته تا میزها، پرسنل و ارتباط با مشتری را در اختیارتان می‌گذارد.

⭐ خرید صندوق فروشگاهی رستوران مناسب و کارآمد بر بهره‌وری پرسنل، ثبت و تحویل دقیق سفارش‌ها و همچنین میزان رضایت مشتریان تأثیر زیادی دارد.

اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری دربارهٔ انواع صندوق‌های فروشگاهی داشته باشید، مقالهٔ «صندوق فروشگاهی چیست؟» را بخوانید؛ آن‌جا به‌طور جامع گفته‌ایم که صندوق‌های فروشگاهی دقیقاً چه هستند و به‌ چه کار می‌آیند، اینجا اما قرار است کمی روی رستوران‌ها متمرکز شویم. 

بیایید اول به یک سوال کلی جواب بدهیم:

کدام رستوران‌ها به صندوق فروشگاهی نیاز دارند؟ 

سیستم POS رستورانی می‌تواند به افزایش بازدهی، فروش و رضایت مشتریان کسب‌وکارهای زیر کمک کند:

• رستوران‌های با سرویس میزی (دارای فضای پذیرایی)
• کبابی‌ها
• فست‌فودها
• کافه‌های دارای فضای پذیرایی
• رستوران‌ها و کافه‌های بیرون بر یا Take Away
• آشپزخانه‌ها و کیترینگ‌ها
• کافه و رستوران‌های سیار
• نانوایی، نان فانتزی و بیکری
• اغذیه‌فروشی‌ها و غذاخوری‌ها
• آبمیوه و بستنی‌فروشی‌ها
• فروشندگان آنلاین غذاهای خانگی و رستورانی

البته جزئیات موردنیاز صندوق فروشگاهی رستوران، با فست فود و کافه تفاوت‌هایی دارد، اما این تفاوت به‌قدری نیست که بخواهیم بگوییم صندوق فروشگاهی فست فود و کافه، یک ابزار کاملاً مستقل و مجزا هستند. 

ویژگی‌های کلیدی برای انتخاب صندوق فروشگاهی رستوران

قیمت صندوق فروشگاهی رستوران یا شیک بودن ظاهر سخت‌افزاری آن، تنها عوامل مؤثر در انتخاب این سیستم نیستند؛ بلکه بهتر است ویژگی‌های زیر را برای انتخاب نوع مناسب آن در اولویت قرار بدهید:

۱- امکان مدیریت موجودی مواد غذایی را داشته باشد

مواد اولیه رستوران‌ها و کافه‌ها، تاریخ انقضای کوتاهی دارند و تحویل غذا یا نوشیدنی باکیفیت به مشتری از ارکان موفقیت در این کسب‌وکارها است؛ بنابراین یک سیستم صندوق رستوران باید قابلیت مدیریت موجودی رستوران را داشته باشد.

🧩 در مقالهٔ «انواع روش‌های مدیریت موجودی» گفتیم که می‌توانید از تکنیک‌های گوناگونی برای این کار استفاده کنید و یک صندوق فروشگاهی ایدئال، باید از همهٔ این روش‌ها پشتیبانی کند. 

در کل، امکان درج مواد غذایی و تجهیزات مصرفی موجود و خریداری‌شده، از اشتباه در ثبت سفارش مجدد جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود مواد اولیه حیاتی را به‌موقع و پیش از تمام شدن سفارش بدهید. 

همچنین یک سیستم صندوق فروشگاهی خوب، امکان مدیریت تأمین‌کنندگان و ردیابی و برآورد میزان ضایعات را هم در اختیارتان می‌گذارد. 

۲- از شکل‌های مختلف پرداخت نقدی و آنلاین پشتیبانی کند

بعد از دوره همه‌گیری کرونا، دیگر کمتر کسی پول نقد زیاد با خود حمل می‌کند و برخی هنگام خروج از خانه حتی کارت بانکی هم با خود برنمی‌دارند.

💡 گوشی‌های هوشمند در حال حاضر انواع روش‌های پرداخت مدرن مثل پرداخت آنلاین (با QR Code، درگاه بانکی و کارت به کارت) و NFC (تماسی) را پشتیبانی می‌کنند و اگر به مشتری بگویید که امکان پرداخت با این روش‌ها را ندارید، او را دلسرد می‌کنید.

یک صندوق فروشگاهی رستوران خوب، از تمامی مدل‌های پرداخت بالا به‌صورت یکپارچه پشتیبانی می‌کند و امکان پرداخت صورتحساب از مکان‌های مختلف (خانه، سر میز یا دم صندوق) را در اختیار مشتری می‌گذارد.

برخی از انواع این سیستم، قابلیت پردازش پرداخت‌ها حتی در حالت آفلاین را هم دارند. البته داشتن این قابلیت‌ها احتمالاً قیمت صندوق رستوران را بالا می‌برد. 

۳- امکان ثبت بستانکاری و بدهکاری‌ها را داشته باشد

در حال حاضر بیشتر سیستم‌های POS رستوران، به عنوان نرم‌افزار حسابداری هم عمل می‌کنند و با داشتن قابلیت‌های زیر، باعث می‌شوند مقدار بستانکاری و بدهکاری‌ها دستتان باشد:

• محاسبهٔ هزینهٔ کل و سود هر آیتم
• ثبت هزینهٔ باربری و پیک
• ثبت حقوق پرسنل
• محاسبهٔ میزان سودآوری پرسنل (تحلیل میزان فروش میزهای در اختیار سالن کار)
• ثبت هزینه‌های بالاسری (اجاره، آب، برق و…)

صندوقی که این قابلیت‌ها را نداشته باشد، کار شما را چندبرابر خواهد کرد؛ چون مجبور می‌شوید برای مدیریت بخش‌های مختلف، از ابزارهای متفاوتی استفاده کنید و این، هم هزینه را بالا می‌برد، هم انرژی بیشتری از نیروی انسانی می‌گیرد.

۴- قابلیت مدیریت رزروها را داشته باشد

معطلی برای خالی شدن میز رزرو شده، باعث می‌شود یک مشتری را برای همیشه از دست بدهید!

✔ صندوق فروشگاهی رستوران، باید امکان ثبت رزرو، نمایش تعداد میزهای خالی و مدیریت افراد حاضر در رستوران را داشته باشد. 

داشتن قابلیت مدیریت میزها و رزروها، سرعت تحویل سفارش و آماده‌سازی میزها را بالا می‌برد و باعث می‌شود کارکنان شما هنگام تغییر شیفت دچار مشکل نشوند.

۵- قابلیت ساخت پروفایل برای مشتری را داشته باشد

اگر صندوق فروشگاهی فست فود، رستوران یا کافه شما قابلیت ساخت پروفایل برای مشتری و ردیابی سفارش‌ها و ترجیحات او را داشته باشد، می‌توانید از رقبا حسابی پیش بیفتید.

برخی از سیستم‌های فروش قدیمی، امکان ثبت آدرس و شماره تماس مشتری را داشتند و زمانی که مشتری تماس می‌گرفت، اپراتور با خطاب قرار دادن او با نام خودش، می‌توانست اعتمادش را جلب کند. همچنین عدم نیاز به تکرار آدرس و افزایش سرعت ثبت سفارش، وفاداری مشتری را بیشتر می‌کرد.

در حال حاضر، بیشتر سفارش‌ها به‌صورت آنلاین ثبت می‌شوند؛ با جمع‌آوری و ثبت داده‌های مربوط به اطلاعات شخصی (اسم، تاریخ تولد، شماره تلفن و آدرس) و عادات خرید مشتری، می‌توانید منو و صفحه اصلی سایت یا اپلیکیشن خود را برای او شخصی‌سازی کنید.

همچنین می‌توانید بر اساس ترجیحات مشتری، به او پیشنهاد خرید آیتم‌های دیگر را بدهید یا در تاریخ تولدش، برای او تخفیف یا هدیه در نظر بگیرید. 

۶- امکان طراحی و سفارشی‌سازی منو را فراهم کند

یکی از قابلیت‌هایی که باعث می‌شود دریافت سفارش رستوران به مشکل بر نخورد، امکان طراحی و سفارشی‌سازی منو است.

با کمک این قابلیت، می‌توانید آیتم‌های تمام‌شده را حذف کنید یا در صورت تغییر در مواد اولیه یا نحوه تزئین و سرو آیتم‌ها، سریعاً تغییرات مرتبط را اعمال کنید. همچنین به شما این امکان را می‌دهد که آیتم‌های فصلی یا روزانه را در منوی خود قرار بدهید.

ادغام این ویژگی با قابلیت ساخت پروفایل برای مشتریان، امکان نمایش منوی شخصی‌سازی‌شده را فراهم می‌کند که تأثیر زیادی در رضایت مشتری و همچنین جذب و وفاداری او دارد.  

۷- فروش حضوری و آنلاین را به شکل یکپارچه پیش ببرد

اگر به‌تازگی از اسنپ فود غذا سفارش داده باشید، احتمالاً متوجه شده‌اید که قابلیت تحویل در محل به ویژگی‌های آن اضافه شده است و می‌توانید بدون پرداخت هزینه پیک، سفارش خود را بعد از آماده شدن از رستوران‌ها و کافه‌های نزدیک تحویل بگیرید. 

مثلاً رستوران چلوپز، این قابلیت را به منوی خود در اسنپ فود اضافه کرده است.

💡 اگر سیستم صندوق رستوران شما قابلیت ادغام فروش حضوری و آنلاین را نداشته باشد، نمی‌توانید این قابلیت جذاب را ارائه کنید. این قابلیت از بروز ناهماهنگی بین بخش فروش و آشپزخانه، فشار بیش از حد به پرسنل و ثبت سفارش برای آیتم‌های تمام‌شده، جلوگیری می‌کند. 

یک صندوق فروشگاهی رستوران مناسب، امکان ثبت سفارش از کانال‌های فروش مختلف مثل سایت، اپلیکیشن اختصاصی، اسنپ، تپ سی و … را فراهم می‌کند. 

۸- امکان مدیریت دسترسی کارکنان را فراهم کند

بدیهی است که پرسنل شما در سطوح مختلف، با صندوق فروشگاهی رستوران سر و کار دارند و خرید نسخه‌های جداگانه برای هر گروه یا دادن دسترسی یکسان به همهٔ آن‌ها، می‌تواند پرهزینه باشد.

⭐ در صندوق فروشگاهی رستورانی، باید بتوانید برای گارسون، صندوقدار، آشپزخانه، امور مالی و مدیریت، دسترسی مجزا تعریف کنید تا مشکلی در مدیریت داده‌ها پیش نیاید. 

در سطوح پیشرفته‌تر، یک نرم‌افزار مدیریت فروش باید به شما کمک کند تا در جریان تراکنش‌های انجام‌شده توسط هر یک از کارکنان باشید و در صورت نیاز، نکات ضروری را به آن‌ها گوشزد کنید. 

۹- گزارش‌های فروش و عملکرد را به شکل دقیق ارائه دهد

در نهایت یک صندوق فروشگاهی رستوران خوب، باید یک شمای کلی از عملکرد مالی رستوران را در اختیارتان بگذارد تا متوجه شوید در حال کسب سود هستید یا دارید ضرر می‌کنید. همچنین به شما کمک کند تا نقاط ضعف و قوت خود را در زمینه فروش بشناسید و در مسیر سوددهی قدم بردارید. 

در این زمینه، نرم‌افزار فروش شما باید بتواند گزارش‌های زیر را در اختیارتان قرار دهد:

• گزارش گردش مالی کلی شامل میزان درآمد، سود و ضرر
• گزارش مالی عملکرد کارکنان شامل میزان دستمزد و سودمندی آن‌ها
• گزارش سفارش‌های باز برای جلوگیری از حساب‌وکتاب اشتباه در روز بعد
• گزارش میزان فروش آیتم‌های منو به‌صورت حضوری و آنلاین
• گزارش تمام رویدادهای مرتبط با یک صورتحساب برای ردیابی فعالیت‌های مشکوک و کلاهبرداری

صندوق فروشگاهی رستورانی فیزیکی یا ابری؛ کدام بهتر است؟

صندوق فروشگاهی ابری همراه با پایانه، پوز، پرینتر و … عرضه نمی‌شود و نیازی به نصب در محل ندارد. مثل هر سرویس ابری دیگر، می‌توانید تنها با یک دستگاه متصل به اینترنت (مانند گوشی، تبلت یا کامپیوتر) از آن استفاده کنید.

در جدول زیر، ویژگی‌های هر دو نوع صندوق فروشگاهی ابری و فیزیکی را با یکدیگر مقایسه کرده‌ایم تا بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید:

قیمت صندوق رستوران ابری به‌مراتب کمتر از نوع فیزیکی است؛ اما ممکن است با سخت‌افزار شما به‌راحتی سازگار نشود. این نوع صندوق رستوران بیشتر به درد رستوران‌ها و کافه‌های سیار و رستوران‌های زنجیره‌ای می‌خورد. 

چالش‌های استفاده از صندوق فروشگاهی رستوران

با وجود مزایای متعدد، صندوق‌های فروشگاهی رستورانی چالش‌های خاص خود را دارند. در ادامه به مهم‌ترین چالش‌های خرید و نگهداری این سیستم‌ها و راه‌حل‌های هر کدام اشاره می‌کنیم:

هزینه‌های نصب و نگهداری بالا

برای مجموعه‌های کوچک، قیمت صندوق فروشگاهی رستوران بسیار بالا تمام می‌شود؛ مخصوصاً اگر از نوع فیزیکی باشد.

برای مدیریت هزینه‌های این سیستم، با شرکت‌هایی همکاری کنید که هزینه اشتراک نرم‌افزار فروش خود را به‌صورت ماهانه دریافت می‌کنند و سخت‌افزارهای آن را به‌صورت امانی در اختیارتان قرار می‌دهند. 

وابستگی برخی مدل‌ها به اینترنت

نبود اینترنت نه‌تنها داد و ستد، بلکه زندگی عادی را هم تقریباً غیرممکن می‌کند. دنبال سیستم‌هایی باشید که بتوانند قابلیت‌های حیاتی خود مثل ثبت سفارش و تراکنش‌ها را به‌صورت آفلاین هم ارائه بدهند.  

نیاز به پشتیبانی فنی دائمی

فناوری همیشه قابل‌ اعتماد نیست و یک نرم‌افزار فروشگاهی حرفه‌ای هم ممکن است در اوج شلوغی دست شما را در حنا بگذارد.

برای انتخاب یک صندوق فروشگاهی رستوران مناسب، تنها به حرفه‌ای بودن و قابلیت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری آن توجه نکنید، بلکه حتماً در مورد کیفیت پشتیبانی آن هم خوب تحقیق کنید و سراغ سیستمی بروید که پشتیبانی پاسخگو و ۲۴ ساعته دارد.

صندوق فروشگاهی رستوران، ضامن رونق کسب‌وکار شما!

یک صندوق فروشگاهی رستوران خوب، باید امکان مدیریت موجودی، پرسنل، فروش، منو، ثبت بدهکاری و بستانکاری، یکپارچه‌سازی فروش آنلاین و آفلاین، پشتیبانی از روش‌های مختلف پرداخت و ارائه گزارش‌های مالی جامع را داشته باشد.

این نرم‌افزار می‌تواند به عنوان دستیار مالی شما عمل کند و تأثیر زیادی در بالا بردن سود و رضایت مشتریان شما داشته باشد. پس برای انتخاب یک سیستم کارآمد، خوب وقت بگذارید و از همکاران خود مشورت بگیرید. 

به‌نظر شما، کدام نرم‌افزار موجود در بازار ایران، همه‌ٔ این ویژگی‌ها را دارد؟ آیا در انتخاب خود تردید دارید؟ در بخش کامنت‌ها، منتظر بازخوردهایتان هستیم!